Комплаенс в российских реалиях. Как подстелить соломку

«Заработайте репутацию, и она будет работать на Вас»

Дж. Рокфеллер

Можете ли Вы быть уверены в том, что все сотрудники Вашей компании принимают решения, руководствуясь исключительно интересами компании? Можете ли Вы точно знать, что репутация Вашей компании под надежной защитой?

Если бы руководство компании «Enron» могло бы утвердительно ответить на эти вопросы, возможно, мы не знали бы комплаенс в том виде, в котором он существует сейчас.

Компания Enron была обвинена в сокрытии убытков в 2001 году, результатом чего стал один из самых громких скандалов в истории, банкротство компании и самоубийство ее вице-президента. Одной из причин такого масштабного краха являлось противоречие между интересами менеджеров и самой компании, а также отсутствие эффективной системы внутреннего контроля, которое бы позволило это противоречие своевременно обнаружить. Для того, чтобы впредь такие истории не повторялись, компании во всем мире стали «стелить соломку»: реформировать корпоративную культуру, внедрять кодексы поведения, совершенствовать систему внутреннего контроля и т.д. Это вывело комплаенс на принципиально новый виток эволюции.

В соответствии с пунктом 3.17 ISO 19600:2014 «Compliance Management Systems-Guidelines» комплаенс (compliance) – это деятельность по обеспечению юридическим лицом соблюдения обязательных требований путем воздействия на поведение работников и формирования корпоративной культуры¹.

Другими словами, комплаенс помогает предотвратить, найти и устранить проблему с помощью регламентации делового поведения сотрудников компании. Если раньше задачей комплаенс было скорее поиск и наказание нарушителей, то теперь фокус на предотвращение нарушений, а в идеале – на создание такой среды, в которой для любого сотрудника поведение, противоречащее интересам компании, являлось бы просто немыслимым.

В современном российском законодательстве определение термина «комплаенс» пока отсутствует. Поэтому, каждая организация понимает его по-своему. Как правило, к комплаенс относят соблюдение персоналом организации действующего законодательства, правил, стандартов, внутренних локальных актов, оценка рисков применения регуляторными органами мер ответственности за их нарушение.

Сначала понятие комплаенс было чуждо и непонятно российскому бизнесу. Однако в последнее время мы отмечаем, что российские компании все чаще смотрят в сторону комплаенс, рассматривая его как инструмент для минимизации рисков в своей деятельности. И это действительно работает. Так, законодательство и регуляторные органы смягчают ответственность компаний-нарушителей в случае внедрения ими эффективной комплаенс-программы².

Как создать и поддержать эффективную комплаенс-программу? Попробуем разобраться в данной статье.

Появлению комплаенс-программы в российских организациях способствовало принятие поправок в Федеральный закон № 273 «О противодействии коррупции». Документ обязал предпринимателей принимать меры по предотвращению коррупционных схем.

Комплаенс-программа – это утвержденная в компании совокупность комплаенс-процедур, направленных на соблюдение организацией и ее сотрудниками обязательных требований.

Комплаенс-программа направлена, прежде всего, на недопущение и предотвращение правонарушений, на повышение уровня информированности сотрудников компании, формирование комплаенс-культуры, в соответствии с которой все сотрудники должны соблюдать внутренние правила и политики компании. Успешное функционирование комплаенс-программы позволяет компании сохранить и улучшить свою деловую репутацию, а также смягчить ответственность в случае, если предотвратить негативную ситуацию не удалось, и компания все же привлечена к ответственности.

Следует помнить, что комплаенс-программа это не просто «взять и запретить». Это, прежде всего, правильно и профессионально построенный в компании диалог между руководством и сотрудниками компании, полное понимание и принятие того факта, что от поведения каждого сотрудника зависит судьба компании. Иностранные компании придерживаются принципа, который гласит: «The companies are only as compliant as their least compliant member», что может быть переведено как: «Компания комплаентна ровно настолько, насколько комплаентен ее наименее комплаентный сотрудник».

Чем масштабнее бизнес и чем больше риск нарушения, тем выше необходимость во внедрении комплексной комплаенс-программы. Содержание такой программы должно определяться в соответствии с конкретными требованиями компании. Нет какой-либо единой стандартной программы, которую можно было бы задействовать во всех случаях. Конкретное содержание зависит от потребностей компании.

Если для кредитных организаций актуальной комплаенс-областью является недопущение легализации доходов, полученных преступным путем (отмывания денег), то для фармацевтической компании – это, прежде всего, антикоррупционный и антимонопольный комплаенс.

Комплаенс-программу в фармацевтической компании необходимо внедрять, если такая компания заинтересована в:

обеспечении комплексной защиты от правовых, налоговых, экономических, репутационных и иных возможных угроз;
создании эффективных механизмов по выявлению и анализу потенциально опасных сфер деятельности и связанных с ними бизнес-рисков;
повышении уровня корпоративного управления, корпоративной культуры и инвестиционной привлекательности;
совершенствовании процедур проверки благонадежности, согласования новых контрагентов, договоров и иной документации;
выстраивании структурированных и доверительных внутрикорпоративных отношений.

Компания «Бельфор» имеет многолетний опыт разработки и внедрения комплаенс-программ в фармацевтической отрасли. На наш взгляд, комплаенс-программа будет работать только в случае простоты ее методологии. Мы не усложняем комплаенс-программы для того, чтобы заработать большие гонорары. Ведь, чем сложнее программа, тем больше помощи со стороны она требует, тем больше заплатит компания за оказание этой помощи. Правда состоит в том, что для внедрения эффективной комплаенс-программы в фармацевтической компании не требуется больших затрат. Ниже приведены подробные этапы внедрения комплаенс-программы для фармацевтической отрасли с некоторыми комментариями, основанными на опыте нашей компании по разработке и внедрению комплаенс-программы в фармацевтических компаниях.

1 этап. Определение содержания комплаенс-программы

На данном этапе сотрудники нашей компании проводят очные встречи с руководством и владельцами ключевых процессов для того, чтобы лучше понять культуру компании, ее основные проблемы и возможные риски. Все это в результате поможет определить необходимый объем и содержание комплаенс-программы с учетом индивидуального подхода.

В ходе данного этапа анализируются существующие в компании локальные акты (политики, положения, инструкции и т.п.). После тщательного анализа таких актов составляется и утверждается комплекс процедур и перечень политик, способствующих предотвращению или снижению вероятности возникновения комплаенс-рисков.

2 этап. Разработка локальных актов в сфере комплаенс

В ходе данного этапа разрабатываются основные комплаенс-политики. К базовым локальным актам в сфере комплаенс в фармацевтической компании можно отнести:

Кодекс корпоративной этики (определяет основные принципы и правила поведения, которыми сотрудники руководствуются в своей работе);
Антикоррупционная политика (определяет принципы и требования, направленные на предотвращение коррупции и соблюдение антикоррупционного законодательства);
Политика о коммерческой тайне (определяет порядок работы сотрудников с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую тайну компании);
Информационная политика (определяет принципы и порядок раскрытия информации, а также порядок коммуникации сотрудников компании с третьими лицами);
Кадровая политика (определяет принципы и положения, способствующие формированию сплоченного, высокопрофессионального и ответственного коллектива);
Политика по взаимодействию со сторонними организациями (определяет основные положения о соблюдении компанией и ее контрагентами принципов добросовестности и должной осмотрительности при осуществлении предпринимательской деятельности);
Антимонопольная политика (определяет положения, формирующие и поддерживающие культуру постоянного соблюдения норм профессиональной этики и положений антимонопольного законодательства, обобщает основные подходы по неприятию антимонопольных нарушений, повышает информированность работников о неприемлемом поведении, а также снижает риск нарушений антимонопольного законодательства);
Политика по целостности данных (определяет принципы целостности данных, основные этапы контроля целостности данных, указывает основные обязанности работников компании в связи с обеспечением целостности данных) и другие.

Приведенный перечень актов не является исчерпывающим. В зависимости от специфики компании и пожеланий руководства могут быть разработаны иные локальные акты.

При разработке комплекса локальных актов целесообразно учитывать соответствие внедряемой комплаенс-программы следующим критериям: комплаенс-программа должны быть понятна, детальна, должна предусматривать систему отчетности (контроля) и устанавливать специально уполномоченное лицо (структурное подразделение), ответственное за организацию работы в области комплаенс, к которому можно было обратиться в случае возникновения вопросов.

Иными словами, предусмотренные комплаенс-программой документы должны быть подготовлены для любого потенциального нового «неподготовленного» сотрудника, должны быть полностью им (сотрудником) поняты, а если этого по каким-либо причинам не произойдет, всегда должно быть специально уполномоченное лицо (или подразделение) куда этот сотрудник сможет обратиться за пояснениями.

Ввиду того, что комплаенс-программа обращена ко всем сотрудникам компании различных профессиональных квалификаций и должностей, начиная от самых низших должностей и заканчивая топ-менеджерами компании, мы обеспечиваем адаптацию предусмотренных комплаенс-программой документов таким образом, что данные документы были должным образом донесены до каждого сотрудника.

3 этап. Утверждение руководством компании локальных актов и ознакомление с ними сотрудников компании

На данном этапе происходит:

согласование локальных актов в сфере комплаенс с руководством компании;
ознакомление с данными локальными актами сотрудников компании;
внесение локальных актов в сфере комплаенс в реестр локальных актов и организация хранения документации, связанной с их утверждением.

4 этап. Проведение тренингов и проверка знаний сотрудников компании в области комплаенс

Помимо принятия компанией локальных актов, содержащих все необходимые положения и формального ознакомления с ними сотрудников, необходимо обеспечить, чтобы каждый сотрудник понимал содержание этих документов и знал, что ожидается лично от него.

Для этого в компании проводится обучение сотрудников в соответствии с планом проведения тренингов. Обучение в форме очных тренингов, на наш взгляд, является более предпочтительным, чем проведение дистанционного обучения, поскольку только так можно вовремя понять, с какими трудностями сталкиваются сотрудники, наладить живой диалог, который является важной частью корпоративной культуры и способствует поддержанию доверительных отношений между сотрудниками компании и ее руководством. Обучение с использованием мультимедийных средств и заданий, выполняемых на рабочем месте в режиме онлайн также возможно, однако у сотрудников должна быть возможность участвовать в дискуссиях и задавать волнующие их вопросы.

5 этап. Дальнейшие мероприятия в области комплаенс

В дальнейшем перечень локальных актов в области комплаенс подлежит постоянному анализу и совершенствованию в связи с изменением законодательства и правоприменительной практики.

Организационные функции по сопровождению комплаенс-программы могут быть возложены на привлеченную аутсорсинговую компанию, специализирующуюся на разработке и внедрении комплаенс-программ.

К организационным функциям по сопровождению комплаенс-программы можно отнести:

содействие в прохождении аудитов деловых партнеров и проверок регуляторных органов (следует отметить, что для успешного прохождения аудита иностранного контрагента, лицо, отвечающее за комплаенс в компании, должно знать английский язык);
регулярная оценка комплаенс-рисков;
обновление локальных актов в сфере комплаенс (плановый пересмотр, либо пересмотр по мере необходимости);
осуществление контроля за сайтом компании (на предмет наличия актуальной информации о комплаенс и/или несоответствия контента утвержденным политикам в области комплаенс);
разработка агитационных материалов для сотрудников, оформление информационных стендов.

В условиях современной экономики принцип «защищаться только после того, как компания попадется на нарушении», уже давно не работает. Подтверждением этому служит судебная практика и количество привлеченных к ответственности лиц. Важно понимать, что комплаенс-программа актуальна компаниям независимо от размера бизнеса, ведь соблюдать законы и принимать меры против коррупции должны все компании.

На данном этапе можно с уверенностью утверждать, что эффективная комплаенс-программа – это будущее, главный принцип которого: доверяй, но проверяй. Будущее – это предотвращение нарушений, а не ожидание, пока они будут выявлены регуляторными органами.

Команда компании «Бельфор» имеет глубокие теоретические знания и обширный опыт, который позволит построить в Вашей компании максимально эффективную комплаенс-программу, учитывающую все основные характеристики, присущие эффективной комплаенс-программе фармацевтической компании. Среди которых:

направляющим фактором комплаенс-программы является высшее руководство компании, которое поддерживает комплаенс-культуру и своим личным примером задает тон внедрения комплаенс-культуры во всей компании;
комплаенс-программа должна стать руководством к действию для сотрудников всех уровней компании;
комплаенс-программа носит проактивный характер, включая проведение тренингов и тестирования на знание комплаенс-политик среди сотрудников компании, различные каналы обратной связи (так называемые «каналы информирования»), постоянный мониторинг и проведение оценки комплаенс-рисков, а также оценку эффективности самой комплаенс-программы.

Мы будем рады помочь в построении эффективной комплаенс-программы для Вашей компании.

Контактное лицо для обращений: руководитель юридической практики Татьяна Леонидовна Хромова.